Wann lohnt sich ein Retained-Search-Mandat in der Medizintechnik?

Ein Retained-Search-Mandat lohnt sich in der Medizintechnik immer dann, wenn Sie eine strategisch wichtige Position schnell, diskret und mit hoher Treffsicherheit besetzen müssen. Anders als bei der klassischen Contingency-Suche verpflichten Sie sich dabei zu einer exklusiven Zusammenarbeit mit einer Personalberatung, die dafür von Anfang an aktiv und mit vollem Ressourceneinsatz für Sie arbeitet. Die folgenden Fragen helfen Ihnen zu entscheiden, ob ein Retained-Search-Mandat für Ihre Situation das Richtige ist.

Was unterscheidet Retained Search von Contingency Search in der Medizintechnik?

Der zentrale Unterschied liegt in der Verbindlichkeit: Bei Retained Search zahlen Sie ein Honorar in Teilbeträgen während des Prozesses, unabhängig vom Ergebnis. Bei Contingency Search zahlt das Unternehmen nur bei erfolgreicher Besetzung. Das klingt zunächst nach einem Vorteil für Contingency, aber der Schein trügt.

Bei Contingency Search arbeiten Berater oft parallel für mehrere Auftraggeber an ähnlichen Positionen und priorisieren diejenigen Mandate, bei denen die Erfolgswahrscheinlichkeit am höchsten ist. Das bedeutet für Sie: Ihre Stelle bekommt nicht zwingend die volle Aufmerksamkeit. In der Medizintechnik, wo Kandidatenprofile hochspezialisiert sind, Regulatory-Kenntnisse, Produkterfahrung und Marktzugang zusammenpassen müssen, ist das ein ernstes Problem.

Retained Search funktioniert anders. Die Personalberatung im Gesundheitswesen verpflichtet sich exklusiv zu Ihrem Mandat. Sie erhalten eine strukturierte Marktanalyse, eine aktive Direktansprache geeigneter Kandidaten und regelmäßige Statusberichte. Das Risiko liegt nicht beim Berater, sondern bei beiden Seiten gleichermaßen, was die Qualität der Zusammenarbeit erheblich verbessert.

Für welche Positionen in der Medizintechnik eignet sich Retained Search besonders?

Retained Search eignet sich besonders für Positionen, bei denen der Kandidatenmarkt eng ist, die Anforderungen komplex sind oder ein Fehlgriff erhebliche Konsequenzen hätte. In der Medizintechnik betrifft das vor allem Führungs- und Schlüsselpositionen auf C-Level-, VP- oder Direktorenebene.

Konkrete Beispiele, für die ein Retained-Search-Mandat sinnvoll ist:

• Country Manager oder General Manager für den DACH-Markt
• VP Sales oder Head of Commercial mit Medizintechnik-Erfahrung
• Regulatory Affairs Director oder Head of Quality
• Medical Affairs und Market Access Führungskräfte
• R&D-Leitungen mit klinischem oder technischem Hintergrund
• Aufbau ganzer Vertriebs- oder Marketingorganisationen

Auch wenn eine Position besonders diskret besetzt werden muss, zum Beispiel weil der aktuelle Stelleninhaber noch im Amt ist oder weil es sich um eine Neustrukturierung handelt, ist Retained Search das geeignetere Modell. Contingency-Berater haben weniger Anreiz, mit der nötigen Sorgfalt und Vertraulichkeit vorzugehen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für ein Retained-Search-Mandat?

Der richtige Zeitpunkt für ein Retained-Search-Mandat ist dann, wenn Sie wissen, dass eine wichtige Position zu besetzen ist, und nicht warten können, bis der Markt von selbst reagiert. Je früher Sie mit der Suche beginnen, desto besser sind Ihre Chancen, die wirklich passenden Kandidaten zu erreichen, bevor diese anderweitig gebunden sind.

Typische Auslöser für ein Retained-Search-Mandat in der Medizintechnik sind:

• Eine Führungskraft verlässt das Unternehmen, und die Nachfolge muss geregelt werden
• Sie erschließen den DACH-Markt neu und brauchen eine lokale Führungskraft
• Ihr Unternehmen wächst stark und baut eine neue Abteilung auf
• Mehrere interne Versuche, eine Stelle zu besetzen, sind gescheitert
• Sie brauchen jemanden mit einem sehr spezifischen Netzwerk oder Produkthintergrund

Ein häufiger Fehler: Unternehmen warten zu lange und starten die Suche erst, wenn der Druck bereits hoch ist. In der Medizintechnik dauert ein gut geführter Executive-Search-Prozess in der Regel drei bis fünf Monate. Wer zu spät startet, trifft unter Zeitdruck schlechtere Entscheidungen.

Welche Kosten entstehen bei einem Retained-Search-Mandat?

Die Kosten für ein Retained-Search-Mandat in der Medizintechnik liegen typischerweise zwischen 25 und 33 Prozent des Jahresbruttogehalts der zu besetzenden Position. Das Honorar wird in der Regel in zwei bis drei Tranchen fällig: ein Teil bei Mandatserteilung, ein Teil bei Präsentation der Kandidatenliste und der Rest bei erfolgreicher Besetzung.

Diese Struktur hat einen guten Grund: Sie stellt sicher, dass die Beratung von Anfang an vollständig in den Prozess investiert ist. Im Gegenzug erhalten Sie eine exklusive, aktive Suche mit klaren Leistungsversprechen.

Was Sie in die Kostenbewertung einbeziehen sollten:

• Die Kosten einer unbesetzten Stelle (entgangene Umsätze, Mehrbelastung des Teams)
• Die Kosten einer Fehlbesetzung, die oft das Zwei- bis Dreifache des Jahresgehalts ausmachen
• Den Zeitaufwand Ihrer eigenen HR- und Führungsteams bei einer internen Suche

Gemessen an diesen Faktoren ist ein Retained-Search-Mandat für kritische Positionen in den meisten Fällen die wirtschaftlich vernünftigere Entscheidung.

Was sollte ein Retained-Search-Mandat vertraglich beinhalten?

Ein solides Retained-Search-Mandat regelt nicht nur das Honorar, sondern auch den genauen Leistungsumfang, die Zeitplanung, die Exklusivität und die Garantiebedingungen. Achten Sie darauf, dass all diese Punkte schriftlich festgehalten sind, bevor Sie unterzeichnen.

Diese Punkte gehören in ein gutes Mandat:

• Leistungsumfang: Was genau liefert die Beratung, zum Beispiel Marktanalyse, Longlist, Shortlist, Interviewbegleitung?
• Zeitplan: Wann erhalten Sie die ersten Kandidatenprofile, und wie lange dauert der Gesamtprozess?
• Exklusivität: Arbeitet die Beratung ausschließlich für Sie an dieser Position?
• Garantieklausel: Was passiert, wenn die Besetzung innerhalb von sechs oder zwölf Monaten scheitert?
• Honorarstruktur: Klare Regelung der Tranchen und Fälligkeitszeitpunkte
• Vertraulichkeit: Wie geht die Beratung mit sensiblen Informationen über Ihr Unternehmen und die Kandidaten um?

Besonders die Garantieklausel wird oft unterschätzt. Seriöse Personalberatungen bieten eine erneute Suche ohne zusätzliche Retainer-Kosten an, wenn eine Besetzung innerhalb eines definierten Zeitraums scheitert.

Wie läuft ein Retained-Search-Prozess in der Medizintechnik typischerweise ab?

Ein Retained-Search-Prozess in der Medizintechnik folgt einer klar strukturierten Abfolge, die in der Regel drei bis fünf Monate dauert. Er beginnt mit einer gründlichen Briefing-Phase und endet mit der Vertragsunterzeichnung des neuen Kandidaten.

Die typischen Phasen im Überblick:

1. Briefing und Positionsanalyse: Die Beratung analysiert mit Ihnen gemeinsam das Anforderungsprofil, die Unternehmenskultur und den Zielmarkt für Kandidaten.
2. Marktmapping: Systematische Identifikation aller relevanten Kandidaten im Markt, inklusive passiver Kandidaten, die nicht aktiv suchen.
3. Direktansprache: Gezielte, diskrete Kontaktaufnahme mit geeigneten Kandidaten, oft über persönliche Netzwerke und Branchenkontakte.
4. Erstgespräche und Vorauswahl: Die Beratung führt strukturierte Interviews und bewertet Kandidaten nach fachlichen und kulturellen Kriterien.
5. Präsentation der Shortlist: Sie erhalten eine kommentierte Auswahl von typischerweise drei bis fünf Kandidaten mit detaillierten Profilen.
6. Begleitung der Entscheidungsphase: Die Beratung unterstützt Sie bei Interviews, Referenzprüfungen und Vertragsverhandlungen.

Was diesen Prozess in der Medizintechnik besonders macht: Kandidaten mit den richtigen Kombinationen aus Regulatory-Wissen, klinischem Verständnis und Marktzugang sind selten aktiv auf Jobsuche. Ein erfahrener Berater mit echtem Branchennetzwerk erreicht diese Personen über direkte, vertrauensbasierte Ansprache, nicht über Stellenanzeigen.

Wie Xelentis Sie bei Ihrem Retained-Search-Mandat unterstützt

Wir bei Xelentis sind auf Executive Search und Expert Search in der Medizintechnik, Pharma und Life Sciences spezialisiert. Unser Team bringt über 20 Jahre direkte Branchenerfahrung mit, viele von uns haben selbst Führungspositionen in Medtech, Pharma und Dental bekleidet. Das bedeutet: Wir kennen die Kandidaten, die Unternehmen und die Anforderungen aus erster Hand.

Was Sie konkret von uns erhalten:

• Ein dediziertes Beraterteam mit nachgewiesener Erfahrung in Ihrer spezifischen Produktkategorie oder Indikation
• Aktives Marktmapping und diskrete Direktansprache passiver Kandidaten in der gesamten DACH-Region
• Strukturierte Interviews und fundierte Kandidatenbewertungen nach fachlichen und kulturellen Kriterien
• Transparente Kommunikation mit regelmäßigen Statusberichten während des gesamten Prozesses
• Unterstützung beim Bewerbungsprozess und bei Vertragsverhandlungen bis zur erfolgreichen Besetzung

Wir vermitteln ausschließlich unbefristete Festanstellungen und arbeiten exklusiv, weil wir überzeugt sind, dass nur so eine wirklich gute Besetzung gelingt. Wenn Sie eine wichtige Position in der Medizintechnik zu besetzen haben und wissen möchten, ob ein Retained-Search-Mandat für Sie sinnvoll ist, sprechen Sie uns an. Wir nehmen uns die Zeit für ein erstes, unverbindliches Gespräch.

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